แจ้ง ตม.30 ทีละขั้น สำหรับที่พักขนาดเล็ก

แขกต่างชาติเช็คอินตอนบ่ายสี่ พรุ่งนี้บ่ายสี่คือเส้นตาย ปัญหาของที่พักเล็กมักไม่ใช่การไม่รู้ว่าต้องแจ้ง ตม.30 แต่คือไม่มีใครถือรายการว่าตอนนี้ใครยังไม่ได้แจ้ง และเหลือเวลาอีกเท่าไหร่

ใครต้องแจ้ง และภายในเมื่อไหร่

หน้าที่นี้มาจากพระราชบัญญัติคนเข้าเมือง พ.ศ. 2522 มาตรา 38 ซึ่งกำหนดให้เจ้าบ้าน เจ้าของหรือผู้ครอบครองเคหสถาน รวมถึงผู้จัดการโรงแรม ที่รับคนต่างด้าวซึ่งได้รับอนุญาตให้อยู่ในราชอาณาจักรเป็นการชั่วคราวเข้าพักอาศัย ต้องแจ้งต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ ภายใน 24 ชั่วโมงนับแต่เวลาที่คนต่างด้าวเข้าพักอาศัย

จุดที่หลายที่พักเข้าใจผิดมี 3 ข้อ

1. นับจากเวลาเข้าพักจริง ไม่ใช่วันที่จอง ถ้าแขกเช็คอินดึก เส้นตายก็เลื่อนตามไปด้วย
2. ผูกพันทุกที่พักที่รับแขกต่างชาติ ไม่ว่าจะจดทะเบียนโรงแรมหรือไม่ก็ตาม เพราะกฎหมายเขียนครอบคลุมถึงเจ้าบ้านและผู้ครอบครองเคหสถานด้วย ต่างจาก ทะเบียนผู้พัก ร.ร.4 ที่มาจากกฎหมายโรงแรมคนละฉบับ
3. แจ้งเฉพาะคนต่างด้าว แขกคนไทยไม่ต้องแจ้ง ตม.30 แต่ยังต้องบันทึกตามงานทะเบียนผู้พักตามปกติ

การแจ้งทำที่ที่ทำการตรวจคนเข้าเมืองในท้องที่ ถ้าท้องที่นั้นไม่มีสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง ให้แจ้งที่สถานีตำรวจในท้องที่ การไม่แจ้งมีโทษปรับตามกฎหมาย โดยอัตราสำหรับผู้จัดการโรงแรมสูงกว่าบุคคลทั่วไป

แจ้งได้ทางไหนบ้าง

ระบบออนไลน์ปัจจุบันเป็นระบบที่เปิดใช้ตั้งแต่ 15 กันยายน 2566 ที่พักที่เคยมีบัญชีในระบบเดิมต้องลงทะเบียนใหม่ก่อนใช้งาน ถ้ายังไม่เคยลงทะเบียน ให้เตรียมเอกสารแสดงสิทธิ์ในสถานที่พักและหลักฐานตัวตนของผู้แจ้งไว้ก่อน เพราะขั้นตอนลงทะเบียนใช้เวลาและอาจต้องรอการอนุมัติ ซึ่งทำไม่ทันถ้ารอจนแขกต่างชาติมาถึงแล้วค่อยเริ่ม

ข้อมูลที่ต้องเตรียมก่อนแจ้ง

ข้อมูลทั้งหมดควรถูกเก็บตั้งแต่ตอน check-in ผ่านบัตรลงทะเบียนผู้เข้าพัก ไม่ใช่ไปตามเก็บทีหลัง รายการที่ต้องใช้ในไฟล์อัปโหลดคือ ชื่อ นามสกุล เพศ เลขหนังสือเดินทาง สัญชาติ วันเกิด วันเข้าพัก วันออก และเบอร์ติดต่อ

สามเรื่องที่ทำให้ข้อมูลใช้ไม่ได้บ่อยที่สุด

• เก็บเลขบัตรประชาชนแทนเลขหนังสือเดินทาง เกิดขึ้นเมื่อพนักงานคุ้นกับการกรอกแขกคนไทย
• ไม่ระบุเพศ ระบบต้องการค่า M หรือ F ชัดเจน
• กรอกสัญชาติเป็นภาษาไทยแบบย่อ เช่น เขียนว่า "อังกฤษ" ปนกับ "สหราชอาณาจักร" ทำให้แปลงเป็นชื่อสัญชาติภาษาอังกฤษไม่ตรง

อีกเรื่องที่ควรรู้คือ บัตร ตม.6 แบบกระดาษถูกยกเลิกและแทนที่ด้วยระบบ TDAC ตั้งแต่ 1 พฤษภาคม 2568 ดังนั้นอย่าตั้งขั้นตอนภายในที่ให้พนักงานไปขอ "เลขบัตร ตม.6" จากแขก เพราะแขกจำนวนมากจะไม่มีให้แล้ว

จุดที่ที่พักเล็กมักพลาด

คนส่วนใหญ่ไม่ได้ลืมเพราะไม่รู้กฎหมาย แต่ลืมเพราะไม่มีที่เดียวที่บอกว่าใครค้างแจ้ง โดยเฉพาะวันที่มีแขกเข้าหลายคณะ หรือวันที่คนรับแขกกับคนแจ้งเป็นคนละคนและทำงานคนละกะ

รูปแบบความผิดพลาดที่พบซ้ำ ๆ คือ เก็บข้อมูลไม่ครบตอนรับแขกแล้วต้องตามถ่ายหน้าหนังสือเดินทางย้อนหลัง ไม่ได้บันทึกว่ารายไหนแจ้งไปแล้วจึงแจ้งซ้ำหรือลืมแจ้ง และรู้ตัวอีกทีตอนเลยเวลาไปแล้ว

ระบบจัดการที่พักช่วยลดงานตรงนี้ได้ในขอบเขตที่ชัดเจน คือ รวมคิวแขกต่างชาติที่ยังไม่ได้แจ้ง แสดงว่าเหลือเวลาอีกกี่ชั่วโมง และเตรียมไฟล์ให้พร้อมยื่น ส่วนการยื่นจริงยังต้องทำผ่านบัญชีของที่พักเองที่เว็บของสำนักงานตรวจคนเข้าเมือง แล้วกลับมาบันทึกในระบบว่าแจ้งแล้ว สิ่งที่ประหยัดคือการไล่พิมพ์ชื่อซ้ำและการลืมกำหนดเวลา ไม่ใช่ขั้นตอนอัปโหลด

เส้นตาย 24 ชั่วโมงไม่ได้เริ่มนับตอนคุณนึกขึ้นได้ แต่เริ่มนับตั้งแต่แขกวางกระเป๋าลงในห้อง

สรุป

ตม.30 ไม่ใช่งานยาก แต่เป็นงานที่พลาดง่ายเพราะผูกกับเวลา ที่พักที่ทำได้สม่ำเสมอมักไม่ได้ขยันกว่า เพียงแต่เก็บข้อมูลครบตั้งแต่นาทีที่รับแขก และมีรายการเดียวที่บอกว่าใครยังค้าง อ่านต่อเรื่องทะเบียนผู้พัก ร.ร.4 ซึ่งเป็นเอกสารคนละฉบับที่หลายที่พักต้องทำควบคู่กัน และการจัดการ check-in / check-out ที่เป็นต้นทางของข้อมูลทั้งหมด