ทะเบียนผู้พัก ร.ร.4 ต้องทำอย่างไร

หลายที่พักรู้จัก ร.ร.4 ในฐานะ "กระดาษที่ต้องส่งทุกสัปดาห์" แต่ไม่แน่ใจว่าตัวเองเข้าข่ายต้องทำหรือเปล่า และมักสับสนกับ ตม.30 ซึ่งเป็นคนละฉบับ ส่งคนละหน่วยงาน และมีกำหนดเวลาคนละแบบ

ร.ร.3 กับ ร.ร.4 ต่างกันอย่างไร

ทั้งสองแบบมาจากพระราชบัญญัติโรงแรม พ.ศ. 2547 มาตรา 35 และทำงานต่อกันเป็นทอด

ข้อแตกต่างสำคัญจาก ตม.30 คือ ตม.30 มาจากกฎหมายคนเข้าเมือง ใช้กับแขกต่างชาติ และส่งให้สำนักงานตรวจคนเข้าเมือง ส่วน ร.ร.3 กับ ร.ร.4 มาจากกฎหมายโรงแรม ครอบคลุมผู้พักทุกสัญชาติ และส่งให้นายทะเบียนโรงแรมในพื้นที่ ที่พักที่รับแขกต่างชาติจึงมักต้องทำทั้งสองอย่างควบคู่กัน

ที่พักแบบไหนต้องทำ

กฎหมายโรงแรมมีการยกเว้น "สถานที่พักที่ไม่เป็นโรงแรม" ไว้ โดยเกณฑ์เดิมคือจำนวนห้องไม่เกิน 4 ห้องและผู้พักรวมไม่เกิน 20 คน ต่อมามีกฎกระทรวงฉบับที่ 2 พ.ศ. 2566 ขยายเป็นไม่เกิน 8 ห้อง และผู้พักรวมไม่เกิน 30 คน ซึ่งทำให้ที่พักขนาดเล็กจำนวนมากเปลี่ยนสถานะ

แต่เข้าเกณฑ์ยกเว้นไม่ได้แปลว่าไม่ต้องทำอะไรเลย ที่พักกลุ่มนี้ยังต้องแจ้งต่อนายทะเบียนโรงแรมเพื่อรับหนังสือรับแจ้ง และยังมีหน้าที่อื่นตามกฎหมายที่เกี่ยวข้องอยู่

ส่วนคำถามที่ว่าที่พักของคุณต้องจัดทำ ร.ร.3 และ ร.ร.4 หรือไม่ ขึ้นกับสถานะทางกฎหมายของที่พักแต่ละแห่ง ซึ่งเป็นเรื่องของการตีความประกอบนิยามในกฎหมาย ไม่ใช่เรื่องที่ตอบแทนกันได้จากจำนวนห้องอย่างเดียว ทางที่ปลอดภัยคือถามนายทะเบียนโรงแรมของอำเภอหรือจังหวัดให้ชัดก่อนวางขั้นตอนภายใน

สิ่งที่ตอบได้แน่นอนคือ ถ้าคุณรับแขกต่างชาติ หน้าที่แจ้ง ตม.30 มีอยู่เสมอ ไม่ว่าที่พักจะจดทะเบียนโรงแรมหรือไม่ เพราะเป็นกฎหมายคนละฉบับกัน

ต้องบันทึกอะไร ส่งเมื่อไหร่ เก็บนานแค่ไหน

ข้อมูลในทะเบียนมาจากการ check-in โดยตรง ผ่านบัตรลงทะเบียนผู้เข้าพัก เช่น ชื่อและนามสกุล อาชีพ สัญชาติ เลขประจำตัวประชาชนหรือหนังสือเดินทาง วันที่เข้าและออก และหมายเลขห้อง ความครบของทะเบียนจึงถูกกำหนดตั้งแต่ตอนรับแขก ไม่ใช่ตอนนั่งทำเอกสารปลายสัปดาห์

กำหนดเวลาที่ต้องจำมีสามข้อ คือ ลง ร.ร.4 ให้เสร็จภายใน 24 ชั่วโมงหลังผู้พักลงทะเบียนเข้าพัก ส่งสำเนาของแต่ละวันให้นายทะเบียนทุกสัปดาห์ และเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 1 ปีในสภาพที่ตรวจสอบได้ ทั้งนี้นายทะเบียนอาจกำหนดระยะเวลาส่งเป็นอย่างอื่นสำหรับโรงแรมที่อยู่ห่างไกล

กรมการปกครองมีระบบรับส่งข้อมูล ร.ร.4 ทางอิเล็กทรอนิกส์ด้วย แต่ต้องยื่นใบสมัครแจ้งความประสงค์ก่อน จึงควรถามนายทะเบียนในพื้นที่ว่าที่พักของคุณสมัครใช้ได้หรือไม่ แทนที่จะเดาเอาว่าส่งไฟล์ทางอีเมลได้

การไม่ปฏิบัติตามหน้าที่นี้มีโทษปรับทางปกครองในหลักหมื่นถึงหลักแสนบาท และการกรอกข้อมูลอันเป็นเท็จมีโทษทางอาญาแยกต่างหาก

ทำอย่างไรให้เอกสารครบโดยไม่เพิ่มงาน

หลักการมีข้อเดียว คือความครบของ ร.ร.4 ถูกตัดสินตั้งแต่นาทีที่รับแขก สิ่งที่ควรทำจึงเป็นการปิดช่องว่างที่หน้าเคาน์เตอร์ ไม่ใช่การเพิ่มเวลานั่งทำเอกสาร

• ทำรายการช่องบังคับตอนเช็คอินให้ชัด โดยเฉพาะ อาชีพ ซึ่งเป็นช่องที่ถูกข้ามบ่อยที่สุดเพราะไม่กระทบการเปิดห้อง
• ถ่ายหรือสแกนเอกสารแสดงตนทันทีที่รับแขก อย่ารอให้แขกออกไปเที่ยวแล้วค่อยตาม
• ดึงข้อมูลออกเป็นไฟล์ตามช่วงวันที่ แทนการคัดลอกจากสมุดทีละรายการ ซึ่งเป็นจุดที่เกิดข้อผิดพลาดมากที่สุด
• ทะเบียนผู้พักคือข้อมูลส่วนบุคคลจำนวนมากรวมอยู่ที่เดียว ควรจำกัดคนที่เข้าถึงได้ และมีร่องรอยว่าใครเป็นคนส่งออกไฟล์เมื่อไหร่

เอกสารราชการที่ส่งไม่ทัน มักไม่ได้เกิดจากความขี้เกียจตอนสิ้นสัปดาห์ แต่เกิดจากช่องว่างเล็ก ๆ ที่เว้นไว้ตอนรับแขก

สรุป

ร.ร.3 และ ร.ร.4 เป็นงานที่เบาลงมากถ้าข้อมูลถูกเก็บครบตั้งแต่ตอนรับแขก และหนักขึ้นทันทีถ้าต้องมาไล่เติมย้อนหลัง ที่พักที่รับแขกต่างชาติควรวางสองงานนี้คู่กับการแจ้ง ตม.30 เพราะใช้ข้อมูลชุดเดียวกันแต่คนละปลายทาง อ่านต่อเรื่องการจัดการ check-in / check-out ซึ่งเป็นจุดที่ตัดสินว่าเอกสารจะครบหรือไม่